Die Frage, wie der Bund seine Dokumente aufbewahrt und seine Geschäfte nachvollziehbar dokumentiert, beschäftigt die Geschäftsprüfungskommission immer wieder. Zuletzt war das bei der Inspektion zum F-35 der Fall. Wichtige Dokumente waren nicht in der elektronischen Geschäftsverwaltung Gever abgelegt, und relevanter Mailverkehr stand nicht mehr zur Verfügung.
Für die parlamentarische Oberaufsicht ist das ein konkretes Problem. Die Geschäftsprüfungskommissionen müssen nachvollziehen können, wer zu welchem Zeitpunkt über welche Informationen verfügte und wie Entscheide zustande kamen. Fehlen die entsprechenden Unterlagen, wird diese Aufgabe erheblich erschwert.
Hier setzt die Motion der GPK-S an. Sie betrifft den Zeitpunkt, zu dem die E-Mail-Accounts ausgeschiedener Magistratspersonen und Bundesangestellter endgültig gelöscht werden. Heute können E-Mails während insgesamt 135 Tagen nach dem Austritt wiederhergestellt werden. Der Account bleibt zunächst 45 Tage lang inaktiv und wird anschliessend gelöscht. Während weiteren 90 Tagen lassen sich gelöschte Mails wiederherstellen. Danach sind sie endgültig weg. Nicht zuletzt der Bundesrat selbst sollte eigentlich ein ureigenes Interesse daran haben, dass relevante E-Mails auch nach dem Ausscheiden der zuständigen Personen noch verfügbar bleiben. So kann er die Vorgänge in der Bundesverwaltung im Rahmen seiner eigenen Aufsicht nachvollziehen.
Die aktuelle Frist kann für die Aufklärung eines Sachverhalts zu kurz sein. Das haben die GPK insbesondere bei der Untersuchung der Indiskretionen im Zusammenhang mit den Covid-19-Geschäften des Bundesrates festgestellt. Die GPK des Ständerates befasste sich mit dieser Frage, als es um nicht auffindbare E-Mails im Generalsekretariat des Innendepartements ging. Bereits 2023 empfahl die GPK deshalb, eine konkrete gesetzliche Grundlage zu schaffen, um die Frist insbesondere für die Departementsvorstehenden und weitere Personen in Kaderfunktionen deutlich zu verlängern. Für die heute angewendeten Fristen gibt es keine gesetzliche Grundlage.
Die Motion verlangt nun einen Gesetzentwurf, der diese Lücke schliesst. Dabei soll die Aufbewahrungsdauer nach der hierarchischen Stufe differenziert werden. Für Magistratspersonen und Mitarbeitende der Bundesverwaltung im Kader oder ab noch festzulegenden Hierarchiestufen soll sie mindestens ein Jahr betragen. Für die übrigen Funktionen ist ebenfalls eine angemessene Verlängerung der heutigen Frist anzustreben. Der Auftrag erfasst sämtliche Magistratspersonen des Bundes und alle Bundesangestellten. Die genaue Ausgestaltung bleibt dem Gesetzgebungsverfahren vorbehalten.
J’en viens aux objections du Conseil fédéral et à l’appréciation de la commission. Le Conseil fédéral invoque notamment la protection des données et le principe de proportionnalité. Les données ne doivent pas être conservées plus longtemps que nécessaire. Il souligne également le besoin supplémentaire en personnel et en capacité de stockage. Selon son estimation, une conservation d’une année pour l’ensemble du personnel de l’administration fédérale entraînerait des coûts supplémentaires de 300[NB]000 à 500[NB]000 francs par année. Le montant dépendrait toutefois des délais retenus et du cercle des personnes concernées. Le Conseil fédéral estime surtout que les informations importantes pour les affaires doivent déjà être classées dans le système de gestion électronique des affaires. Une conservation prolongée des courriels n’aurait donc, selon lui, qu’une utilité très limitée.
La commission connaît bien cette obligation. Si elle était respectée de manière fiable dans la pratique, les prolongations demandées ne seraient pas nécessaires. Or, les Commissions de gestion ont encore récemment constaté plusieurs cas dans lesquels ces prescriptions n’avaient pas été respectées. Lorsqu’un courriel pertinent n’a pas été classé et que la messagerie a été définitivement supprimée, il peut être impossible de reconstruire précisément les faits.
C’est pourquoi la commission considère cette prolongation comme nécessaire. La formulation ouverte de la motion permet une solution proportionnée avec des conséquences financières acceptables.
Ihre Kommission schliesst sich damit der Beurteilung der Geschäftsprüfungskommission des Ständerates an. Die Aufbewahrungsfristen müssen gesetzlich geregelt werden und den Erfahrungen aus der Aufsichtspraxis Rechnung tragen.
Der Ständerat hat die Motion mit 30 zu 6 Stimmen angenommen.
Ihre GPK beantragt Ihnen einstimmig, die Motion anzunehmen.